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L’organisation et la structure de l’entreprise

Définition de l’organisation

L’organisation est le processus qui consiste à instaurer une structure organisationnelle, permettant à des individus de travailler ensemble efficacement et en harmonie en vue de réaliser les objectifs planifiés.

La structure organisationnelle définit les relations formelles entre les différentes unités administratives.

On peut comparer la structure organisationnelle à une maison. En effet, pour voir comment une maison est structurée, il suffit de consulter les plans de l’architecte qui reproduisent précisément comment la maison est construite et comment les pièces, les unités et les matériaux sont assemblés.

Les principes de l’organisation

Une organisation bien structurée répond à certains principes de base tels que définis par L.F RWICK:

  1. Principe d’objectifs: Chaque unité administrative a une mission ou une raison d’être à remplir, laquelle doit être définie avec précision.
  2. Principe de spécialisation: Chaque unité doit, autant que possible, se spécialiser dans un domaine particulier. Le travail à accomplir doit être effectué par des personnes compétentes et ayant des aptitudes distinctives.
  3. Principe de coordination: Ce principe joue un rôle important puisque les tâches à effectuer par les différents spécialistes sont souvent étroitement liées. [Dans une équipe de foot, chaque joueur tient une position distincte. Pour que l’équipe réalise son objectif, il faut qu’elle évolue de manière cohérente et harmonieuse.]
  4. Principe d’autorité: L’accomplissement de certaines tâches et la responsabilité conférée à certaines personnes nécessitent un minimum de délégation d’autorité c’est à dire un pouvoir de commander, de diriger ses subordonnés et d’utiliser ses ressources le plus efficacement et le plus économiquement possible.
  5. Principe de responsabilité: La délégation de l’autorité signifie qu’une personne est responsable des tâches qui lui sont assignées. Toutefois, s’il n’atteint pas ses objectifs, il doit en expliquer les raisons.
  6. Principe de définitions: tout poste dans une entreprise doit être identifié par une définition précise de ses fonctions quant à leur nature et à la description des tâches et ce, afin de délimiter le champs d’action de chaque poste, pour qu’il n’y ait pas de duplication de tâches parmi les membres de l’organisation.
  7. Principe d’équilibre: II doit exister un juste équilibre entre l’autorité déléguée à la personne et sa responsabilité.
  8. Principe de subordination: C’est le nombre de personnes placées directement sous l’autorité d’un supérieur.
  9. Principe de continuité: Les dirigeants doivent s’assurer que la structure organisationnelle s’adapte aux modifications de la mission. Toutefois, la structure doit assurer une relative stabilité dans le temps.

La structure de l’entreprise

La structure est la manière dont sont agencées et articulées les différentes composantes d’une organisation. La notion de structure peut se définir comme « l’ensemble des fonctions et des relations, déterminant formellement les missions que chaque unité de l’organisation doit accomplir et les modes de collaboration entre ces unités  »

Les éléments de Base d’une structure

  • Organigramme: C’est une représentation graphique de tous les liens existants entre les différents postes de travail ainsi que la nature des relations qu’ils entretiennent.
  • Liaisons hiérarchiques: Ce sont des liaisons classiques de chef à subordonné, des liaisons de commandement et d’autorité: Elles sont généralement verticales.
  • Liaisons fonctionnelles: Ce sont des liaisons d’entre aide, de conseil, de recommandations, sans aucune obligation d’exécution du travail. Ce sont des liaisons de spécialistes ayant l’autorité et le pouvoir de décision.
  • Liaisons de conseil: C’est la relation entre un cadre hiérarchique et un spécialiste, celui ci n’ayant ni autorité sur le premier, ni pouvoir de décision.
  • Organes différents:

– Opérationnels ou d’exploitation (service de fabrication, de vente, de conception…);

– Fonctionnels qui assurent des activités de soutien aux services opérationnels (finance, comptabilité, gestion des ressources humaines…);

– D’état major qui conseillent et assistent les responsables dans la préparation de leur décisions.

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