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La manifestation commerciale

La participation à une manifestation

Une participation à des manifestations commerciales relève d’une décision stratégique de communication et d’appui à la Force de Vente. En effet, avant la participation, des budgets importants sont investis. Après la manifestation, l’exploitation des retombées est immédiate et engage de façon importante la FdV.

Le choix d’une manifestation

Une manifestation s’insère toujours dans une communication globale. Parmi les manifestations qui existent sur le marché, il faut sélectionner pour y participer celle(s) qui est (sont) la (les) plus adapté(s) aux besoins du participant, à ses objectifs, à ses produits et à ses capacités financières.

Il faut apprécier les forces et les faiblesses de chaque manifestation par rapport à un certain nombre de critères:

Caractéristiques des organisateurs – appartenance à un organisme représentatif (ex: Fédération française des salons spécialisés, Comité des expositions de Paris)- notoriété,- sérieux du commissaire général du salon – organisation matérielle,- plan de promotion (10 à 30% du budget d’une manifestation commerciale sont généralement consacrés aux moyens promotionnels quels que soient les médias et supports utilisés)
Attractivité – l’ancienneté de la manifestation

– le thème de la manifestation.

– la période de la manifestation.

– la date de la manifestation.

– la facilité d’accès.

– le nombre et le profil des visiteurs. Il est préférable de privilégier la qualité des visiteurs (le fait qu’ils correspondent à la cible) que leur nombre.

– les concurrents présents à la manifestation.

Coûts de participation – droits d’inscription

– location des surfaces,

– achat ou location d’un stand

– location des branchements (électricité, eau, téléphone)

– inscription au catalogue général du salon,

– cartes d’invitation

– honoraires des hôtesses,

La visite préalable de quelques salons (parcours à blanc) peut aider à sélectionner celui ou ceux les plus adaptés à votre situation. De plus, la participation en tant que visiteur à une manifestation permet de vous familiariser avec ses caractéristiques générales, ce qui constitue un sérieux atout lors de la préparation de votre participation ultérieure en tant qu’exposant.

La préparation d’une manifestation

Une bonne exposition nécessite une planification minutieuse bien à l’avance. Avant toute démarche, l’entreprise doit constituer un planning afin de gérer au mieux le temps qui lui est attribué.

Tâches à accomplir

Observation

  • Location du stand
Plus le stand sera réservé à l’avance, plus l’entreprise bénéficiera d’un emplacement stratégique.
  • Sélection des produits à exposer
Les produits seront choisis en fonction du public visé.
  • Étude de la décoration du stand
  • Réservation de l’hôtel
La décoration doit être étudiée de manière rigoureuse, car elle influence le passage de, visiteurs. Il faut réserver l’hôtel à l’avance car en période d’exposition, ces derniers sont souvent complets
  • Conception du stand
  • Préparation du matériel à exposer
La période de la conception du stand varie suivant le type de stand. Un stand personnalisé demande une période plus longue qu’un stand livré par l’organisateur.II faut penser à un emballage adapté au mode de transport
  • Réservation des branchements (électricité, eau, téléphone, fax)
  • Mise au point d’une politique promotionnelle
L’animation du stand accentue l’impact de la participation. Certains stands se démarquent des autres grâce à ce critère.
  • Choix des hommes et des hôtesses
Choisir des professionnels. sélectionner le personnel de vente et les hôtesses qui animeront le stand et accueilleront les visiteurs. (en cas de manifestation à l’étranger, il faudra éventuellement engager des interprètes)
  • Formation du personnel

 

 

L’accueil doit être impeccable (c’est l’image de l’entreprise qui est en jeu), c’est pourquoi une formation pré-salon est souvent utile
  •  Vérification du matériel
  • Réservation du transport du matériel
  • Préparation de la documentation d’entreprise (plaquette, catalogue, brochures audiovisuel)
  • Réservation de la publicité dans le catalogue des exposants
Pour le transport international de la marchandise, il est conseillé de faire appel à un transitaire possédant une expérience en matière d’expositions. Dans le cas d’une manifestation à l’étranger, la documentation ; sera si possible rédigée dans la langue des visiteurs notamment la documentation technique).
  • Réservation des billets d’avion (manifestation à l’étranger)
  • Vérification des passeports (manifestation à l’étranger)
  • Préparer les cartons d’invitations
tes invitations sont les meilleurs moyens d’assurer des visiteurs et de fidéliser sa clientèle.
  • Demande d’assurance, demande de visas, vaccinations requises (manifestation à l’étranger)
  • Demande de carnet ATA (manifestation à l’étranger)
  • Envoi des invitations
Le carnet ATA (admission temporaire) : document douanier pour l’expédition d’échantillons)
  • Expédition des produits
  • Départ du personnel
  • Aménagement et vérification du stand
  • Vérification des produits
  • Contrôle de la sécurité
La période d’expédition des produits peut être plus longue en cas de destination lointaine et l’aménagement du stand dépend de l’ouverture du hall d’exposition aux exposants. La décoration et le mobilier du stand doivent faire l’objet d’un grand soin car ils peuvent influencer le passage des visiteurs

La fixation du budget

La participation à un salon ou à une exposition est assez coûteuse mais il s’agit d’un véritable investissement qu’il faut considérer sur le moyen terme. En effet, le volume de ventes additionnel généré par la participation à une manifestation n’est pas toujours suffisant pour récupérer son investissement immédiatement. Le retour sur investissement peut parfois même s’étaler sur plusieurs années.

Les principaux postes du budget prévisionnel de participation à un salon se présentent comme suit :

Dépenses
Les frais d’exposition – Location du stand

– Inscription au catalogue des exposants

– Frais d’inscription et de badges

Les frais d’aménagement – Les cloisons, le mobilier, la décoration

– L’éclairage, le branchement d’eau

– Le montage et démontage

– Le téléphone, fax

– Les frais de nettoyage du stand

Les frais de communication – Les invitations gratuites- Les mailings

– Les brochures et plaquettes

– Les échantillons et matériels de promotion

– Les réceptions

– L’animation du stand: productions audiovisuelles, enseignes, signalisation.

Les frais liés aux produits – L’emballage

– Le transport

– L’assurance

Les frais de personnel – Le transport

– L’hébergement

– La nourriture

– Les interprètes

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